Las formalidades para el término de la relación laboral son todas aquellas exigencias que establece el Código del Trabajo, cuyo cumplimiento permite comunicar el término del contrato de trabajo de forma válida. El objetivo principal del cumplimiento de todos estos requisitos es entregar certeza a las partes del término y, en especial, al trabajador sobre los motivos de su despido. Estas formalidades varían según el tipo de causal que se aplique. Por lo mismo, se analizará para cada una en particular.

Las formalidades cuando la causal es el mutuo acuerdo de las partes , son las siguientes: • El trabajador y empleador deben firmar un finiquito de contrato de trabajo ante un ministro de fe (puede ser un inspector del Trabajo, un Notario Público, el presidente del sindicato o el delegado del personal o sindical) . • No se requiere aviso previo al trabajador ni comunicación escrita a la Inspección del Trabajo, ya que es una terminación en que ambas partes están de acuerdo.

Las formalidades cuando la causal es la renuncia voluntaria del trabajador , son las siguientes: • El trabajador debe presentar por escrito al empleador una carta de renuncia. • El plazo para presentar esta carta es de, a lo menos, 30 días de anticipación al término. • La carta debe ser firmada por el trabajador y ratificarla un Inspector del Trabajo o un Notario público, de lo contrario no produce el efecto de poner término al contrato de trabajo.

Las formalidades que se deben llevar a cabo cuando el contrato termina por vencimiento del plazo, término del trabajo o servicio que dio origen al contrato o por caso fortuito o fuerza mayor (artículo 159 N°6 del Código del Trabajo), o bien, por alguna de las causales subjetivas (artículo 160 del Código del Trabajo) son: • Comunicar al trabajador por escrito el término del contrato de trabajo, mediante la denominada “carta de aviso de término del contrato de trabajo”. Dicha comunicación también se envía a la Inspección del Trabajo. En ambos casos existe un plazo máximo para enviarlas . • Informar por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales y adjuntar los comprobantes respectivos. • Otorgar finiquito del término de la relación laboral dentro del plazo de 10 días desde la separación del trabajador .

La carta de aviso de término del contrato de trabajo al trabajador cuando éste finaliza por las causales de los números 4, 5 ó 6 del artículo 159 o por las del artículo 160 del Código del Trabajo, debe contener lo siguiente: • La o las causales invocadas . • Los hechos en que se funda la causal, es decir, señalar de forma específica cómo el trabajador incurrió en la causal. Por ejemplo, si la causal son las inasistencias, el empleador debe señalar cada día en que el trabajador no concurrió a trabajar. • La fecha de término de la relación laboral. • Informar por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales y adjuntar los comprobantes respectivos.

La carta de aviso de término del contrato de trabajo se debe entregar personalmente al trabajador o se le puede enviar, dentro de los 3 días hábiles siguientes al de su separación, por carta certificada al domicilio que consta en el contrato de trabajo o en un anexo posterior . Excepcionalmente, si la causal es caso fortuito o fuerza mayor, los plazos recién señalados son de 6 días hábiles .

Sí, cuando termina un contrato de trabajo por las causales de los números 4, 5 ó 6 del artículo 159 o por las del artículo 160 del Código del Trabajo, el empleador debe comunicar a la Inspección del Trabajo dentro del mismo plazo (3 o 6 hábiles según corresponda), enviando copia de la carta de aviso de término del contrato de trabajo. Esta copia puede enviarse electrónicamente a través del sitio web del organismo.

Las formalidades que se deben llevar a cuando el contrato termina por la causal de necesidades de la empresa o desahucio escrito del empleador son: • Comunicar por escrito el término del contrato o carta de aviso de término del contrato de trabajo, mediante la denominada “carta de aviso de término del contrato de trabajo”. Dicha comunicación también se envía a la Inspección del Trabajo. En ambos casos existe un plazo máximo para enviarlas. • Informar por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales y adjuntar los comprobantes respectivos. • Otorgar finiquito del término de la relación laboral dentro del plazo de 10 días desde la separación del trabajador.

La carta de aviso de término del contrato de trabajo en caso de necesidades de la empresa debe contener: • La causal invocada. • Los hechos en que se funda la causal, es muy importante que se indiquen con precisión las razones del término y que se tengan los documentos que permitan probar esta causal. • La fecha de término de la relación laboral. • Información el estado de pago de las cotizaciones previsionales y adjuntar los comprobantes respectivos. • Indicar el monto de las indemnizaciones a pagar.

La comunicación por escrito del término de la relación laboral o “carta de aviso de término” al trabajador debe contener: • La causal invocada. • No debe señalar los hechos en que se funda la causal . • La fecha de término de la relación laboral. • Información el estado de pago de las cotizaciones previsionales y adjuntar los comprobantes respectivos. • Indicar el monto de las indemnizaciones a pagar.

La carta de aviso de término se debe entregar personalmente al trabajador o se debe enviar con, a lo menos, 30 días de anticipación al término del contrato de trabajo. El empleador puede exceptuarse de tener que enviar la carta con la anticipación de 30 días, si paga al trabajador una indemnización equivalente a la última remuneración del trabajador ("indemnización sustitutiva del aviso previo").

El empleador debe enviar copia del aviso a la Inspección del Trabajo cuando se realice la comunicación. Esta copia puede enviarse electrónicamente a través del sitio web del organismo .

La relevancia de la carta de aviso de término radica en que por este medio se le comunica al trabajador los fundamentos de su despido, razón por la cual debe ser detallada y el trabajador debe estar en condiciones de entender los motivos del mismo. También es importante porque la causal y los hechos que allí se señalen son los únicos que se pueden invocar por el empleador en caso de iniciarse un juicio. Es decir, luego de haberse entregado la carta ya no pueden indicarse nuevos fundamentos del despido. Por lo mismo, es primordial que la carta explique de forma detallada los hechos en que se funda y que éstos sean demostrables.